Що таке апостиль і коли його вимагає Португалія

Апостиль — це засвідчення, яке видає країна походження документа, щоб інша держава — учасниця Гаазької конвенції визнала його без додаткових печаток. Португалія є стороною конвенції з 4 лютого 1969 року, тож документи країн-учасниць потребують апостиля, а не ланцюжка консульських легалізацій, згідно з таблицею статусу HCCH.

Найчастіше з апостилем стикаються через один документ: довідку про несудимість для візи на проживання. Візовий портал Португалії включає її до загальних документів: її видає орган країни вашого громадянства або країни, де ви прожили понад рік, із Гаазьким апостилем або легалізована. Особи молодше 16 років звільнені. Портал також зазначає, що консульство може вимагати додаткові документи на власний розсуд, тому перегляньте перелік свого консульства до того, як за щось платити.

Апостиль підтверджує, звідки походить документ. Він не засвідчує правдивість його змісту.

Якщо ви українець: що змінюється для вас

Якщо у вас тимчасовий захист, окрема віза вам не потрібна, тож апостильована довідка про несудимість знадобиться передусім в інших процедурах. Якщо ви їдете за звичайною візою на проживання, ситуація інша: тоді довідка з апостилем — стандартна вимога.

  • Тимчасовий захист. Окрему візу подавати не треба. Апостиль може знадобитися пізніше, наприклад для звичайної візи на проживання, громадянства чи реєстрових процедур. Яку саме довідку і чи потрібен апостиль, вирішує установа, яка його вимагає. Перепитайте в АІМА (Агенція з питань інтеграції, міграцій та притулку, колишня SEF) до того, як замовляти документи.
  • Звичайні візи на проживання (D7, D8, студентська). Тут довідку про несудимість з апостилем зазвичай вимагають. Якщо готуєте файл D7, решту документів описує наш посібник із візи D7.
  • Ви приїжджаєте з Польщі чи іншої країни ЄС. Довідка про несудимість має відповідати вимогам консульства, до якого ви звертаєтеся: вона з країни громадянства або з країни, де ви прожили понад рік.

Не апостилюйте стос документів навмання. Кожен коштує грошей і тижнів.

Які документи Португалія вимагає з апостилем

Єдиний документ, який я можу підтвердити впевнено, — довідка про несудимість для візи. Усе інше залежить від того, яка португальська установа її вимагає, тож решту розділу сприймайте як «спершу запитайте».

Для візи два консульства показують, наскільки по-різному може бути сформульовано вимогу. Консульство в Ньюарку вимагає довідку від компетентного федерального органу, видану не раніше ніж за 3 місяці до запису на прийом, з апостилем цього ж органу. Перелік D7 консульства в Торонто приймає довідку RCMP з відбитками пальців або довідку місцевої поліції, з Гаазьким апостилем «за потреби» або легалізовану. Вимога вашого консульства може бути іншою.

Інші документи з’являються, коли їх вимагає конкретна процедура:

  • Свідоцтва про народження та шлюб. Сімейні заяви й реєстрові процедури можуть їх вимагати. Запитайте установу, які саме свідоцтва потрібні і чи треба на них апостиль.
  • Дипломи. Визнання диплома — окремий процес, а правила документів встановлює орган, що визнає. Див. наш посібник про визнання іноземних дипломів у Португалії і з’ясуйте вимоги до того, як надсилати диплом.
  • Усе інше. Якщо в переліку сказано «легалізований» чи «з апостилем», а ви не знаєте, яким шляхом іде ваш документ, запитайте установу, що склала перелік.

Апостиль чи консульська легалізація: що застосовується

Якщо країна, що видала документ, є стороною конвенції, ви отримуєте апостиль. Якщо ні, документ проходить легалізацію, яку візовий портал також приймає. У таблиці HCCH зазначено 130 договірних сторін.

Спершу перевірте свою країну в цій таблиці. Якщо її там немає, попросіть консульство пояснити порядок легалізації. Для документів зі США, Великої Британії чи Канади шлях завжди апостиль: усі три — сторони конвенції (США з 15 жовтня 1981 року, Велика Британія з 24 січня 1965 року, Канада з 11 січня 2024 року).

Як отримати апостиль в Україні

Список органів, що апостилюють українські документи, я не зміг підтвердити на офіційних сторінках для цього матеріалу, тому наведене нижче — орієнтир, а не перевірений опис.

  • Документи цивільного стану та МВС. Як правило, апостиль ставить Міністерство закордонних справ України. Уточніть порядок подання на офіційному сайті.
  • Судові та нотаріальні документи. Як правило, це Міністерство юстиції України. Уточніть на офіційному сайті, чи доступний електронний апостиль.
  • Документи про освіту. Як правило, Міністерство освіти і науки України. Уточніть на офіційному сайті.
  • Довідка про несудимість. Її видає МВС, зокрема через портал або застосунок «Дія». Уточніть на офіційному сайті, чи можна отримати її одразу з апостилем.

Тарифи й строки на сторінках міністерств я не перевіряв, тому актуальну вартість і час очікування дивіться там.

Практична порада: замовляйте довідку про несудимість наприкінці, коли вже відома дата прийому, щоб термін її чинності не спливав, поки ви чекаєте на апостиль.

Якщо документ зі США, Великої Британії чи Канади

Для цих трьох країн потрібні такі цифри й строки.

  • США. ФБР бере 18 $ за Identity History Summary, і автентифікацію треба замовити під час подання, пізніше її не роблять. Далі Держдепартамент ставить апостиль за 20 $ за документ, із формою DS-4194 (країна використання — Португалія) та передоплаченим конвертом для повернення. Поштою це близько 5 тижнів. Якщо ви вже в Португалії, посольство США в Лісабоні знімає відбитки на картці FD-258 за 63 €, але апостилювати не може. Документи штатів зазвичай подають до державного секретаря штату. Посібник: переїзд до Португалії зі США.
  • Велика Британія. FCDO бере 45 £ за документ на папері (до 25 робочих днів) або 35 £ за e-Apostille (до 2 робочих днів). E-Apostille недоступний для свідоцтв GRO, ACRO, DBS, а також для довідок про розкриття інформації Шотландії та Північної Ірландії. Посібник: переїзд до Португалії з Британії.
  • Канада. Global Affairs Canada обробляє запити, отримані 25 робочих днів тому, плюс 5–10 робочих днів пересилання поштою по Канаді, без пришвидшеної послуги. Деякі провінції апостилюють власні документи. Посібник: переїзд до Португалії з Канади.

Апостиль у Португалії на португальський документ

Генеральна прокуратура Португалії (Procuradoria-Geral da República, PGR) видає апостилі на португальські публічні документи за 10,20 € за штуку, а за підтвердженої нестачі коштів збір не стягується. Його FAQ Serviço de Apostilas пояснює, хто може подавати заяву і де.

Підходять публічні акти міністерств, судів, реєстрів (conservatórias), нотаріусів, державних шкіл, câmaras і juntas de freguesia. Також засвідчення адвокатів і solicitadores. Документи приватних шкіл спершу проходять через DGEstE (базова й середня освіта) або DGES (вища). Не підходять документи дипломатичних чи консульських агентів та адміністративні документи, пов’язані з комерційними чи митними операціями.

Для документів із цифровим підписом замовте електронний апостиль на платформі e-apostille: apostila.ministeriopublico.pt.

Особисто приймають такі офіси:

  • Лісабон (Campus de Justiça, лише за попереднім записом)
  • Порту (Palácio da Justiça, Campo Mártires da Pátria)
  • Коїмбра (Rua da Sofia, з вівторка по п’ятницю)
  • Гімарайнш (Largo João Franco 248)
  • Евора (Palácio Barahona)
  • Фуншал і Понта-Делгада

Зазвичай години прийому — з 09:30 до 12:30 і з 13:30 до 16:00. Лісабон приймає акти з усієї Португалії, а інші офіси переважно обслуговують власний судовий округ. Якщо ви живете на півночі, Порту чи Гімарайнш заощадить поїздку.

Поштою: повідомлення PGR від 6 вересня 2023 року пропонує надіслати форму заяви зі сторінки FAQ, оригінал документа, копію посвідчення особи й підтвердження сплати 10,20 € на адресу Procuradoria-Geral da República, Rua da Escola Politécnica 140, 1269-269 Lisboa. Сплатити можна чеком на ім’я IGCP, поштовим переказом або банківським переказом. Документи повертають звичайною поштою або рекомендованим листом, якщо додати конверт із маркою та вашою адресою. У тому ж повідомленні сказано, що прийом без запису в Лісабоні призупинено з 7 вересня 2023 року, а прийом за записом триває, тож перед поїздкою уточніть, як це працює зараз.

Строки й помилки, що коштують тижнів

Рахуйте від дати прийому в зворотному напрямку, а довідку про несудимість замовляйте останньою. Ньюарк вимагає довідку, видану не раніше ніж за 3 місяці до прийому. Канадський апостиль, що триває понад п’ять тижнів, або американський — близько 5 тижнів поштою — можуть з’їсти значну частину цього вікна. Запитайте консульство, чи ці 3 місяці рахують від дати довідки, чи від апостиля.

Апостиль не подовжує строк чинності довідки. Він додається до документа, який уже має дату, тож прострочена довідка такою й лишається.

Ще кілька пасток:

  • Автентифікація в США. ФБР не автентифікує результат після обробки, тому просіть про це під час подання.
  • Країна використання. У формі DS-4194 треба вказати країну, де документ використовуватимуть, тобто Португалію.
  • Не той шлях. Британський e-Apostille недоступний для кількох поширених свідоцтв, тож спершу перевірте, чи підходить ваш документ.
  • Переклади. Якщо документ не португальською, запитайте консульство, хто може засвідчити переклад і чи робити це до апостиля, чи після.
  • Додаткові копії. Кожна додаткова запечатана копія ФБР коштує 18 $, а Держдепартамент бере 20 $ за кожен апостильований документ, тож порахуйте до замовлення.

Якщо згодом ви думаєте про громадянство, етап оформлення документів описано в нашому посібнику про громадянство Португалії через проживання. Запитайте реєстр, які документи він захоче бачити з апостилем, до того як замовляти зайві копії.