Что такое апостиль и когда его просит Португалия

Апостиль — это штамп или сертификат, который страна, выдавшая документ, ставит на него, чтобы другое государство конвенции приняло бумагу без дополнительных заверений. Португалия участвует в Гаагской конвенции с 4 февраля 1969 года, поэтому документы из стран-участниц принимают с апостилем, без цепочки консульских легализаций (таблица HCCH).

Чаще всего с апостилем сталкиваются из-за одного документа: справки об отсутствии судимости для визы на проживание. Визовый портал Португалии включает её в общий список. Справку выдаёт орган страны гражданства или страны, где вы прожили больше года, и она должна быть с апостилем Гаагской конвенции или легализована. Заявителям до 16 лет справка не нужна. Портал также предупреждает, что консульство вправе запросить дополнительные документы, так что сначала прочитайте чек-лист своего консульства и только потом платите за что-либо.

Апостиль подтверждает, откуда взялся документ. За его содержание он не ручается.

Апостиль или консульская легализация: какой путь ваш

Если страна, выдавшая документ, участвует в конвенции, вы получаете апостиль. Если нет, документ проходит легализацию, и визовый портал её тоже принимает. В таблице HCCH 130 договаривающихся сторон.

Вот что говорит таблица о странах, откуда приезжает большинство русскоязычных читателей:

  • Россия и Беларусь: в силе с 31 мая 1992 года
  • Казахстан: с 30 января 2001 года
  • Украина: с 22 декабря 2003 года
  • Молдова: с 16 марта 2007 года

Если вашей страны в таблице нет, спросите консульство Португалии, как для неё устроена легализация.

Как получить апостиль в России, Беларуси и Казахстане

Апостиль ставит компетентный орган той страны, где выдан документ, и для справки о несудимости, нотариальных, судебных и гражданских документов это могут быть разные ведомства. Порядок и пошлины у каждой страны свои и меняются, а подтвердить их с официальных страниц я для этой статьи не смог, поэтому конкретных сумм и сроков здесь нет: уточните на официальном сайте.

Что стоит сделать в любом случае:

  • Выясните, какое ведомство выдаёт сам документ (справку о несудимости, свидетельство о рождении, диплом) и какой орган ставит апостиль именно на него. Это два разных вопроса.
  • Сверьтесь с чек-листом консульства Португалии: какую справку оно принимает (страны гражданства или страны, где вы живёте) и какого срока давности.
  • Подавайте на апостиль документ в том виде, в каком его ждёт консульство, и держите в уме, что апостиль не продлевает срок годности справки.
  • Если документ не на португальском, спросите консульство, кто может заверить перевод и делать ли его до апостиля или после.

Для украинских документов у нас есть отдельная статья на украинском языке, здесь подробно её не пересказываю.

Остальной путь визового дела разобран в руководстве по визе D7.

Какие документы Португалия просит с апостилем

Твёрдо подтвердить я могу только справку о несудимости для визы. По остальным документам всё зависит от того, какое португальское ведомство их запрашивает, так что остаток раздела читайте как «сначала спросите».

Формулировки консульств различаются. Консульство в Ньюарке просит справку от компетентного федерального органа, выданную не раньше чем за 3 месяца до записи, с апостилем того же уровня. Чек-лист D7 консульства в Торонто принимает дактилоскопическую справку RCMP или справку местной полиции, с апостилем Гаагской конвенции «если применимо» или с легализацией, и освобождает заявителей до 16 лет. Эти примеры показывают разброс, а не правило для вашего консульства.

Другие документы всплывают, когда их запрашивает конкретная служба:

  • Свидетельства о рождении и браке. Их могут попросить при семейных заявлениях и гражданских процедурах. Спросите в ведомстве, какие именно нужны и нужен ли на них апостиль.
  • Дипломы. Признание диплома идёт отдельной процедурой, и правила для документов задаёт признающий орган. См. статью о признании иностранных дипломов в Португалии и уточните требования до отправки диплома.
  • Всё остальное. Если в чек-листе написано «апостиль» или «легализация» и вы не уверены, какой путь у вашего документа, спросите ведомство, выпустившее чек-лист.

Не ставьте апостиль на пачку бумаг «на всякий случай»: каждый стоит денег и недель.

Апостиль в США, Великобритании и Канаде: коротко

Если вы живёте в США, Великобритании или Канаде, апостиль оформляется так. Все три страны давно в конвенции: США с 15 октября 1981 года, Великобритания с 24 января 1965 года, Канада с 11 января 2024 года.

США. Для справки о судимости нужны два шага: проверка ФБР с заверением, затем апостиль Госдепартамента. По FAQ ФБР проверка стоит 18 $, а каждая дополнительная запечатанная копия ещё 18 $. ФБР заверяет результат только в момент подачи и не принимает запросы на заверение уже обработанных справок, так что просите заверение сразу. Далее Office of Authentications берёт 20 $ за документ (не за страницу), без возврата, чеком или money order на имя U.S. Department of State. Нужны оригинал, форма DS-4194 со страной использования «Португалия» и конверт для возврата с оплаченной маркой. Почтовые запросы обрабатывают около 5 недель, а для поездки через 2–3 недели есть приём лично с обработкой до 7 рабочих дней. Документы штата (свидетельство о рождении, справка полиции штата) обычно идут к Secretary of State этого штата. Если вы уже в Португалии, посольство США в Лиссабоне снимает отпечатки на форме FD-258 за 63 €, но апостиль само не ставит. Подробнее о переезде: Португалия для граждан США.

Великобритания. FCDO берёт 45 £ за документ на бумаге, обычно до 25 рабочих дней, или 35 £ за e-Apostille, до 2 рабочих дней (GOV.UK). Цифровой путь недоступен для свидетельств GRO (рождение, смерть, брак), справок ACRO и DBS, шотландских и североирландских справок о судимости и дактилоскопических справок, для них закладывайте бумажный срок. Next-Day (40 £) и Restricted Urgent (100 £) доступны только зарегистрированным компаниям. Сбор не возвращают, если документ нельзя легализовать. Подробнее: переезд из Великобритании.

Канада. Апостили выдают с 11 января 2024 года, Global Affairs Canada или (для части документов) провинциальный орган. На октябрь 2026 года Global Affairs Canada обрабатывает запросы, полученные 25 рабочих дней назад, плюс 5–10 рабочих дней пересылки по Канаде, ускоренной услуги нет. Документ нужен на бумаге с оригинальной признаваемой подписью, посредники не нужны. Актуальный сбор смотрите на странице. Для визы Торонто принимает дактилоскопическую справку RCMP или справку местной полиции, так что выберите вариант до того, как начнёте отсчёт. Подробнее: переезд из Канады.

Апостиль в самой Португалии на португальский документ

Procuradoria-Geral da República (Генеральная прокуратура Португалии — она и выдаёт апостиль) ставит апостиль на португальские публичные документы за 10,20 € каждый, при подтверждённой нехватке средств сбор отменяют. Кто и где может подать заявление, объясняет FAQ Serviço de Apostilas.

Подходят акты министерств, судов, реестров (conservatórias), нотариусов, государственных школ, câmaras и juntas de freguesia, а также заверения адвокатов и solicitadores. Документы частных школ сначала проходят через DGEstE (школьное образование) или DGES (высшее). Не подходят документы дипломатических и консульских агентов и административные документы по торговым или таможенным операциям.

Для документов с цифровой подписью запросите электронный апостиль на платформе e-apostille: apostila.ministeriopublico.pt.

Лично принимают в офисах:

  • Лиссабон (Campus de Justiça, только по предварительной записи)
  • Порту (Palácio da Justiça, Campo Mártires da Pátria)
  • Коимбра (Rua da Sofia, со вторника по пятницу)
  • Гимарайнш (Largo João Franco 248)
  • Эвора (Palácio Barahona)
  • Фуншал и Понта-Делгада

Часы обычно 09:30–12:30 и 13:30–16:00. Лиссабон принимает акты со всей Португалии, остальные офисы в основном работают со своим судебным округом. Если вы живёте на севере, Порту или Гимарайнш сэкономят поездку.

По почте уведомление PGR от 6 сентября 2023 года требует отправить форму заявления со страницы FAQ, оригинал документа, копию удостоверения личности и подтверждение оплаты 10,20 € на адрес Procuradoria-Geral da República, Rua da Escola Politécnica 140, 1269-269 Lisboa. Оплата возможна чеком на IGCP, почтовым переводом или банковским переводом. Документы возвращают обычной почтой или заказной, если приложить конверт с маркой и адресом. По тому же уведомлению приём без записи в Лиссабоне приостановлен с 7 сентября 2023 года, а приём по записи продолжается, так что перед поездкой уточните текущий порядок.

Сроки и ошибки, из-за которых теряют недели

Отсчитывайте от даты записи в консульство и заказывайте справку о несудимости в последнюю очередь. Ньюарк просит справку, выданную не раньше чем за 3 месяца до записи. Канадский апостиль на пять с лишним недель или американский на около 5 недель по почте съедают большую часть этого окна. Спросите консульство, считаются ли 3 месяца от даты выдачи справки или от даты апостиля.

Апостиль не продлевает жизнь справки. Он ставится на уже датированный документ, поэтому просроченная справка остаётся просроченной.

Другие ловушки:

  • Заверение в США. ФБР не заверит результат постфактум, просите это при подаче.
  • Страна использования. В форме DS-4194 укажите страну, где документ будет использоваться, то есть Португалию.
  • Не тот путь. Британские e-Apostille недоступны для ряда частых справок, сначала проверьте, подходит ли ваш документ.
  • Переводы. Если документ не на португальском, спросите консульство, кто может заверить перевод и до апостиля или после.
  • Лишние копии. Каждая дополнительная запечатанная копия ФБР стоит 18 $, а Госдепартамент берёт 20 $ за каждый документ, так что посчитайте всё до заказа.

Если позже вы планируете гражданство, этап с бумагами разобран в руководстве по гражданству Португалии по проживанию. Спросите реестр, какие документы он захочет видеть с апостилем, прежде чем заказывать лишние копии.