Ce qu’est une apostille et quand le Portugal en demande une

Une apostille est un certificat délivré par le pays qui a produit un document, et il permet à un autre État partie à la Convention de La Haye de l’accepter sans autre formalité. Le Portugal est partie depuis le 4 février 1969, d’après le tableau de la HCCH : un document d’un autre État partie y est donc accepté avec une apostille, sans chaîne de légalisations consulaires.

La plupart des nouveaux arrivants la rencontrent à cause d’un seul document : l’extrait de casier judiciaire pour un visa de résidence. Le portail des visas portugais le range parmi les documents généraux, délivré par l’autorité de votre pays de nationalité ou du pays où vous avez vécu plus d’un an, avec l’apostille de La Haye « ou légalisé ». Les demandeurs de moins de seize ans sont dispensés. Le portail précise aussi que le poste consulaire peut exiger des documents supplémentaires à sa discrétion : lisez donc la liste de votre propre consulat avant de payer quoi que ce soit.

Une apostille atteste l’origine d’un document. Elle ne garantit pas son contenu, ce que précise aussi la page service-public.gouv.fr sur la légalisation.

Quels documents le Portugal veut-il voir apostillés ?

Le seul document que l’on peut affirmer avec certitude est l’extrait de casier judiciaire pour le visa. Tout le reste dépend du service portugais qui le demande ; considérez le reste de cette section comme « à demander d’abord ».

Si vous êtes citoyen de l’UE ou de Suisse, vous n’avez pas besoin de visa de résidence pour vivre au Portugal : la libre circulation s’applique et vous vous enregistrez sur place avec le CRUE (l’attestation d’enregistrement des citoyens de l’UE). L’extrait de casier apostillé concerne donc surtout les Canadiens, ainsi que toute personne qui prépare une demande de nationalité ou une démarche d’état civil. Dans ces cas, demandez au service concerné ce qu’il veut avant de commander quoi que ce soit.

Pour un visa, la formulation varie d’un consulat à l’autre. À titre d’exemple, le consulat de Newark exige un certificat émis dans les 3 mois précédant le rendez-vous, avec apostille de l’autorité fédérale compétente ; la liste de votre consulat peut dire autre chose. Si vous montez un dossier D7, notre guide du visa D7 couvre le reste des pièces.

D’autres documents apparaissent quand un service les réclame :

  • Actes de naissance et de mariage. Les demandes liées à la famille et les démarches d’état civil peuvent les exiger. Demandez au service quels actes il veut et s’ils doivent être apostillés.
  • Diplômes universitaires. La reconnaissance d’un diplôme est une procédure à part, et l’organisme qui reconnaît fixe les règles. Voyez notre guide sur la reconnaissance des diplômes étrangers au Portugal et demandez ce qu’il attend avant d’envoyer un diplôme.
  • Tout le reste. Si une liste dit « légalisé » ou « apostillé » et que vous ignorez quelle voie suit votre document, interrogez le service qui a émis la liste.

N’apostillez pas une pile de documents au hasard. Chacun coûte de l’argent et des semaines.

Apostille ou légalisation consulaire : quelle voie s’applique ?

Si le pays qui a émis votre document est partie à la Convention, vous obtenez une apostille ; sinon, le document passe par la légalisation, que le portail des visas accepte également. Le tableau de la HCCH compte 130 parties contractantes.

La France, la Belgique et la Suisse figurent parmi ces parties, et il en va de même pour les pays d’où viennent beaucoup de lecteurs anglophones : les États-Unis ont adhéré le 15 octobre 1981, le Royaume-Uni le 24 janvier 1965 et le Canada le 11 janvier 2024. Le Canada est le plus récent, donc d’anciens guides peuvent décrire une autre procédure pour les documents canadiens. Si votre pays ne figure pas au tableau de la HCCH, demandez à votre consulat de vous expliquer les étapes de légalisation.

Où obtenir une apostille en France

La page service-public.gouv.fr consacrée à la légalisation ne désigne pas l’autorité qui délivre l’apostille en France, et elle n’en donne ni le coût ni le délai : confirmez ces points sur le site officiel avant toute démarche.

Cette page indique seulement que, dans certains cas, l’apostille remplace la légalisation grâce aux accords internationaux, et elle renvoie vers le tableau récapitulatif du droit conventionnel en matière de légalisation, publié par le ministère des Affaires étrangères. Les tarifs de 30 € ou 60 € qu’elle cite concernent la légalisation par une ambassade ou un consulat, pas l’apostille.

Avant de payer quoi que ce soit, trois points sont à vérifier : l’autorité compétente pour votre type d’acte (acte d’état civil, acte notarié, extrait de casier judiciaire), le coût, et le délai. Si l’acte est destiné à une démarche portugaise précise, demandez aussi au service portugais s’il exige l’apostille.

Où obtenir une apostille en Belgique

En Belgique, l’apostille est délivrée par le SPF Affaires étrangères, uniquement par voie électronique depuis le 1er mai 2018, au prix de 25 € par apostille depuis le 1er août 2026, selon le site de la diplomatie belge.

La voie dépend du document :

  • Actes d’état civil et du registre de la population. Les citoyens belges peuvent faire la demande en ligne via eLegalisation.
  • Documents d’organismes partenaires (administrations locales, services publics fédéraux). L’autorité émettrice dépose la demande via eLegalisation, avec un traitement jusqu’à 48 heures.
  • Actes notariés. Le notaire fait la demande directement via eLegalisation ; ils ne se déposent ni au guichet ni par courrier. Comptez 5 jours ouvrables.
  • Documents électroniques. L’autorité émettrice (commune, traducteur, notaire) dépose la demande via eLegalisation.

Un document peut nécessiter une authentification préalable par l’autorité belge compétente avant l’apostille, et le site recommande de le vérifier avant de contacter le service. Le guichet de Bruxelles (Karmelietenstraat 27) fonctionne sur rendez-vous, les jours ouvrables de 9 h à 12 h 30. Les documents doivent être rédigés en français, néerlandais, allemand, anglais, espagnol, italien ou portugais ; sinon, une traduction certifiée est nécessaire. Le service ne répond pas par téléphone : il faut écrire à [email protected] en indiquant votre numéro de dossier et le pays de destination.

Où obtenir une apostille en Suisse

En Suisse, l’apostille d’un acte cantonal relève en principe de la chancellerie d’État du canton ; les frais et les délais varient, donc confirmez-les sur le site officiel de votre canton.

Aucun montant n’est donné ici, faute de page officielle consultée pour chaque canton. Les actes émis par une autorité fédérale (par exemple un extrait de casier judiciaire) peuvent suivre une autre voie : posez la question à la chancellerie avant d’envoyer l’original.

Apostille au Québec et au Canada

Le Canada est partie à la Convention depuis le 11 janvier 2024. Pour un document québécois, l’autorité à interroger est le ministère de la Justice du Québec ; pour les documents fédéraux, Affaires mondiales Canada. Confirmez sur le site officiel de chacun.

En octobre 2026, Affaires mondiales Canada indique traiter les demandes reçues il y a 25 jours ouvrables, auxquels s’ajoutent 5 à 10 jours ouvrables d’envoi au Canada. Il n’existe pas de service urgent. Certaines provinces apostillent des documents de leur propre juridiction : utilisez l’outil de recherche d’Affaires mondiales pour trouver la bonne autorité. Le document doit être sur papier avec une signature originale reconnue. Vous n’avez pas besoin d’une entreprise tierce, et il vaut mieux s’en passer. Vérifiez sur la page le tarif en vigueur.

Cela fait plus de cinq semaines avant de récupérer le papier. Pour un visa, décidez dès le départ quel type d’extrait de casier vous commandez avant de lancer le compte à rebours. Notre guide du déménagement au Portugal depuis le Canada donne la liste plus large.

Si vos documents viennent des États-Unis ou du Royaume-Uni

Pour des documents américains ou britanniques, la règle est la même, mais chaque pays a son organisme, son tarif et son délai.

États-Unis. Il faut deux étapes : la vérification du FBI avec authentification, puis l’apostille du Département d’État. Comptez 18 $ plus 20 $ par document, hors envoi et prise d’empreintes. Le FBI n’authentifie un résultat qu’au moment du dépôt de la demande : demandez l’authentification d’emblée. Le Bureau des authentifications facture 20 $ par document (et non par page) ; envoyez l’original, le formulaire DS-4194 indiquant le Portugal comme pays d’utilisation et une enveloppe retour prépayée. Par courrier, comptez environ 5 semaines. Les documents émis par un État américain passent en général par le Secretary of State de cet État. Voyez notre guide du déménagement au Portugal depuis les États-Unis.

Royaume-Uni. Le FCDO facture 45 £ par document sur papier, en général jusqu’à 25 jours ouvrables, ou 35 £ en e-Apostille, jusqu’à 2 jours ouvrables, selon GOV.UK. L’e-Apostille n’est pas disponible pour les certificats du GRO (naissance, décès, mariage), de l’ACRO, du DBS, les certificats de divulgation d’Écosse et d’Irlande du Nord, ni les certificats d’empreintes. Dans ces cas, prévoyez le délai du papier. Voyez notre guide du déménagement au Portugal depuis le Royaume-Uni.

Apostille au Portugal pour un document portugais

La Procuradoria-Geral da República (PGR), le parquet général portugais, qui délivre les apostilles, facture 10,20 € par apostille pour les documents publics portugais, avec exonération sur justificatif d’insuffisance économique. Sa FAQ du Serviço de Apostilas explique qui peut faire la demande et où.

Sont éligibles les actes publics des ministères, des tribunaux, des registres (conservatórias), des notaires, des écoles publiques, des câmaras (les mairies) et des juntas de freguesia (la plus petite division administrative du pays). Les reconnaissances ou certifications d’avocats et de solicitadores (professionnels juridiques portugais) le sont aussi. Les documents d’écoles privées doivent d’abord passer par la DGEstE (enseignement de base et secondaire) ou la DGES (enseignement supérieur). Les documents établis par des agents diplomatiques ou consulaires et les documents administratifs liés à des opérations commerciales ou douanières ne sont pas éligibles.

Pour un document signé numériquement, demandez une apostille électronique via la plateforme e-apostille, sur apostila.ministeriopublico.pt.

En personne, les guichets sont :

  • Lisbonne (Campus de Justiça, uniquement sur rendez-vous préalable)
  • Porto (Palácio da Justiça, Campo Mártires da Pátria)
  • Coimbra (Rua da Sofia, du mardi au vendredi)
  • Guimarães (Largo João Franco 248)
  • Évora (Palácio Barahona)
  • Funchal et Ponta Delgada

Les horaires sont en général de 9 h 30 à 12 h 30 et de 13 h 30 à 16 h. Lisbonne accepte les actes de tout le pays, tandis que les autres guichets traitent surtout leur propre ressort judiciaire. Si vous habitez le nord, Porto ou Guimarães vous évite un déplacement.

Par courrier, un avis de la PGR daté du 6 septembre 2023 demande d’envoyer le formulaire de demande de la page FAQ, le document original, une copie de votre pièce d’identité et la preuve du paiement de 10,20 € à Procuradoria-Geral da República, Rua da Escola Politécnica 140, 1269-269 Lisboa. Le paiement peut se faire par chèque à l’ordre de l’IGCP, mandat postal ou virement bancaire. Les documents reviennent par courrier ordinaire, ou recommandé si vous joignez une enveloppe affranchie à votre adresse. Le même avis indique que l’accueil sans rendez-vous est suspendu à Lisbonne depuis le 7 septembre 2023, tandis que les rendez-vous continuent : vérifiez le fonctionnement actuel avant de vous déplacer.

Délais et erreurs qui coûtent des semaines

Partez de la date de votre rendez-vous et commandez l’extrait de casier en dernier. Newark, par exemple, demande un certificat émis dans les 3 mois précédant le rendez-vous. Une apostille canadienne de cinq semaines ou plus, ou américaine d’environ 5 semaines par courrier, peut consommer une grande part de cette fenêtre. Demandez à votre consulat si les 3 mois courent à partir de la date d’émission du certificat ou de celle de l’apostille.

Une apostille ne prolonge pas la durée de vie d’un certificat. Elle s’attache à un document déjà daté : un extrait périmé reste périmé.

Quelques autres pièges :

  • Autorité compétente. Ne payez rien avant d’avoir confirmé sur le site officiel quelle autorité traite votre acte.
  • Authentification aux États-Unis. Le FBI n’authentifie pas un résultat après coup : demandez-la au dépôt.
  • Pays d’utilisation. Le formulaire DS-4194 doit indiquer le pays où le document sera utilisé, soit le Portugal.
  • Mauvaise voie. L’e-Apostille britannique n’est pas disponible pour plusieurs certificats courants : vérifiez l’éligibilité d’abord.
  • Traductions. Si un document n’est pas en portugais, demandez au consulat qui peut certifier la traduction et si elle doit précéder ou suivre l’apostille.
  • Copies supplémentaires. Chaque copie scellée supplémentaire du FBI coûte 18 $, et le Département d’État facture 20 $ par document apostillé : comptez avant de commander.

Si vous pensez aussi à la nationalité plus tard, l’étape des pièces est décrite dans notre guide de la citoyenneté portugaise par résidence. Demandez au registre quels documents il voudra voir apostillés avant de commander des copies supplémentaires.