O que é a apostila de Haia e quando Portugal pede

A apostila de Haia é um certificado emitido pelo país que produziu o documento, e ele permite que outro país da Convenção o aceite sem carimbos adicionais. Portugal é parte desde 4 de fevereiro de 1969 e o Brasil desde 14 de agosto de 2016, de acordo com a tabela da HCCH, então um documento brasileiro usado em Portugal leva apostila, não uma cadeia de legalizações consulares.

A maioria dos brasileiros esbarra nela por causa de um documento: a certidão de antecedentes criminais do pedido de visto de residência. O portal de vistos a lista entre os documentos gerais, emitida pela autoridade do país da sua nacionalidade ou do país onde você viveu por mais de um ano, com apostila de Haia “ou legalizada”. Menores de 16 anos estão isentos. O portal também diz que o posto consular pode pedir documentos adicionais a seu critério, então leia a lista do seu consulado antes de pagar qualquer coisa.

Uma apostila confirma de onde veio o documento. Ela não atesta o que está escrito nele.

Quais documentos Portugal quer apostilados?

O único que dá para afirmar com segurança é a certidão de antecedentes criminais do visto. Todo o resto depende de qual órgão português está pedindo, então trate o restante desta seção como “pergunte antes”.

Brasileiros costumam pedir o visto pelo consulado, seja um visto D (como o D7) ou o visto consular da CPLP. A redação da lista muda de um posto para outro, inclusive quanto à validade da certidão: o consulado de Newark, por exemplo, pede um certificado emitido até 3 meses antes do agendamento. Procure a lista do consulado português que atende a sua cidade no Brasil e confirme no site oficial o que ele exige. Se você está montando um processo de D7, o nosso guia do visto D7 cobre o resto da papelada.

Outros documentos aparecem quando algum serviço pede:

  • Certidões de nascimento e casamento. Pedidos ligados à família e atos de registro civil podem exigi-las. Pergunte ao órgão quais certidões ele quer e se precisam de apostila.
  • Diplomas universitários. O reconhecimento de grau é um processo à parte, e o órgão que reconhece define as regras do documento. Veja o nosso guia sobre reconhecimento de diplomas estrangeiros em Portugal e pergunte o que ele espera antes de levar o diploma ao cartório.
  • Qualquer outro. Se a lista diz “legalizado” ou “apostilado” e você não sabe qual caminho o seu documento segue, pergunte ao órgão que emitiu a lista.

Não apostile uma pilha de documentos por palpite. Cada um custa dinheiro e semanas.

Apostila ou legalização consular: qual caminho vale?

Se o país que emitiu o documento faz parte da Convenção, você pede apostila; se não faz, o documento passa por legalização, que o portal de vistos também aceita. A tabela da HCCH lista 130 partes contratantes.

Para documentos brasileiros, o caminho é a apostila. Se você tem documentos de outros países, os três de onde mais gente vem estão na Convenção: os Estados Unidos entraram em 15 de outubro de 1981, o Reino Unido em 24 de janeiro de 1965 e o Canadá em 11 de janeiro de 2024. O Canadá é o mais recente, então guias antigos podem descrever outro processo para documentos canadenses. Se o seu país não está na tabela da HCCH, peça ao consulado que explique a legalização.

Como apostilar um documento no Brasil

No Brasil, a apostila é feita em cartórios habilitados, sob as regras do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), e o preço segue a tabela de emolumentos do estado, sem um valor nacional único.

A Resolução CNJ 228/2016 fixa que cada apostila custa o mesmo que uma procuração sem valor declarado, conforme os valores vigentes em cada estado. Por isso o preço muda de um estado para outro, e o total pode incluir outros itens, como reconhecimento de firma. Não existe uma cifra confiável para citar aqui. Consulte a tabela do Tribunal de Justiça do seu estado e pergunte ao cartório o total antes de pagar. Reconhecimento de firma não substitui a apostila.

A Resolução 228/2016 também criou um sistema eletrônico único de apostilamento, administrado pelo CNJ, e toda apostila brasileira traz um mecanismo de verificação eletrônica da autenticidade (art. 8º e art. 12). Confira no portal do CNJ se o seu cartório já emite a versão totalmente eletrônica.

O passo a passo básico:

  1. Separe o documento original (ou o arquivo eletrônico, se ele for nato-digital e assinado eletronicamente).
  2. Localize um cartório habilitado. Os portais do CNJ e do Tribunal de Justiça do seu estado mantêm a lista.
  3. Pergunte o total, incluindo qualquer reconhecimento de firma, e o prazo.
  4. Peça a apostila com Portugal como país de destino e confira se os dados batem com o documento.

Antecedentes criminais da Polícia Federal para o visto

A certidão de antecedentes criminais da Polícia Federal é emitida pela internet, gratuitamente, e vale 90 dias, segundo a página da Polícia Federal. O consulado costuma pedir essa certidão “com apostila de Haia”.

A página da PF não menciona apostilamento, então a ordem prática é esta: emita a certidão online, leve-a a um cartório habilitado para apostilar e, antes de pagar, pergunte se ele aceita o PDF assinado digitalmente ou exige outro formato. Como a certidão tem validade de 90 dias, comece o apostilamento logo depois de emitir e confirme com o consulado se ele conta o prazo a partir da emissão ou da apostila.

Se você viveu mais de um ano em outro país, o portal de vistos aceita a certidão de lá em vez da brasileira. Nesse caso, a apostila vem da autoridade desse país, e a seção a seguir explica como funciona nos Estados Unidos, no Reino Unido e no Canadá.

Se você tem documentos de outros países

Para documentos americanos, britânicos ou canadenses, a regra é a mesma, mas cada país tem o seu órgão, o seu preço e o seu prazo.

Estados Unidos. São dois passos: a verificação do FBI com autenticação, depois a apostila do Departamento de Estado. O custo é de US$ 18 mais US$ 20 por documento, fora o envio e a coleta de digitais. O FBI só autentica o resultado no momento do pedido, então peça a autenticação logo. O Escritório de Autenticações cobra US$ 20 por documento (não por página), e você envia o original, o formulário DS-4194 com Portugal como país de uso e um envelope de retorno pré-pago. Pedidos por correio levam cerca de 5 semanas. Documentos emitidos por um estado americano geralmente vão para a Secretaria de Estado local. O nosso guia de mudança para Portugal vindo dos EUA coloca esta etapa na ordem.

Reino Unido. O FCDO cobra £45 por documento em papel, em geral até 25 dias úteis, ou £35 como e-Apostille, até 2 dias úteis, segundo o GOV.UK. A e-Apostille não vale para certidões do GRO (nascimento, óbito, casamento), certidões da ACRO, certificados DBS, certidões de antecedentes da Escócia e da Irlanda do Norte, nem certidões de impressões digitais. Nesses casos, conte com o prazo do papel. O guia de mudança para Portugal vindo do Reino Unido tem o contexto.

Canadá. Apostilas canadenses existem desde 11 de janeiro de 2024. Em outubro de 2026, a Global Affairs Canada informa que processa pedidos recebidos há 25 dias úteis, mais 5 a 10 dias úteis de envio dentro do Canadá, e não há serviço urgente. Algumas províncias apostilam documentos da própria jurisdição. Veja o guia de mudança para Portugal vindo do Canadá.

Apostila em Portugal para um documento português

A Procuradoria-Geral da República (PGR), o Ministério Público português, que é quem emite a apostila lá, cobra €10,20 por apostila em documentos públicos portugueses, com isenção mediante comprovação de insuficiência econômica. O FAQ do Serviço de Apostilas explica quem pode pedir e onde.

Documentos elegíveis incluem atos públicos de ministérios, tribunais, registros (conservatórias, os cartórios de registro português), notários, escolas públicas, câmaras (as prefeituras) e juntas de freguesia (a menor divisão administrativa do país, algo como uma subprefeitura). Reconhecimentos e certificações de advogados e solicitadores (profissionais jurídicos portugueses) também entram. Documentos de escolas privadas precisam passar antes pela DGEstE (ensino básico e secundário) ou pela DGES (ensino superior). Documentos feitos por agentes diplomáticos ou consulares e documentos administrativos ligados a operações comerciais ou aduaneiras não são elegíveis.

Para documentos assinados digitalmente, peça a apostila eletrônica pela plataforma e-apostille, em apostila.ministeriopublico.pt.

Presencialmente, os postos são:

  • Lisboa (Campus de Justiça, só com agendamento prévio)
  • Porto (Palácio da Justiça, Campo Mártires da Pátria)
  • Coimbra (Rua da Sofia, de terça a sexta)
  • Guimarães (Largo João Franco 248)
  • Évora (Palácio Barahona)
  • Funchal e Ponta Delgada

O horário costuma ser das 09:30 às 12:30 e das 13:30 às 16:00. Lisboa aceita atos de qualquer parte do país, enquanto os outros postos atendem principalmente a própria comarca. Quem mora no norte economiza uma viagem indo ao Porto ou a Guimarães.

Por correio, um aviso da PGR de 6 de setembro de 2023 manda enviar o formulário de pedido da página do FAQ, o documento original, uma cópia do documento de identidade e o comprovante de pagamento de €10,20 para Procuradoria-Geral da República, Rua da Escola Politécnica 140, 1269-269 Lisboa. O pagamento pode ser por cheque ao IGCP, vale postal ou transferência bancária. Os documentos voltam por correio comum, ou registrado se você incluir um envelope selado com o seu endereço. O mesmo aviso diz que o atendimento sem agendamento está suspenso em Lisboa desde 7 de setembro de 2023, enquanto os agendamentos continuam, então confirme como funciona hoje antes de ir.

Prazos e erros que custam semanas

Conte para trás a partir da data do seu agendamento e emita a certidão de antecedentes por último. O consulado de Newark, por exemplo, pede certificado emitido até 3 meses antes do agendamento, e a certidão da PF vale 90 dias, então uma apostila demorada pode consumir boa parte da janela. Pergunte ao seu consulado se o prazo conta a partir da emissão da certidão ou da apostila.

Uma apostila não prolonga a vida de uma certidão. Ela se anexa a um documento que já tem data, então uma certidão velha continua velha.

Outras armadilhas:

  • Cartório sem conferir o total. O valor muda por estado e pode incluir reconhecimento de firma. Pergunte o total antes de pagar.
  • Formato do arquivo. A certidão da PF é emitida pela internet. Pergunte ao cartório e ao consulado se aceitam o PDF assinado digitalmente ou querem outro formato.
  • Autenticação nos EUA. O FBI não autentica um resultado depois de emitido, então peça no momento do pedido.
  • País de uso. O formulário DS-4194 precisa listar Portugal.
  • Caminho errado. A e-Apostille do Reino Unido não vale para vários certificados comuns, então confira antes.
  • Traduções. Se um documento não estiver em português, pergunte ao consulado quem pode certificar a tradução e se isso deve ser feito antes ou depois da apostila.
  • Cópias extras. Cada cópia lacrada adicional do FBI custa US$ 18, e o Departamento de Estado cobra US$ 20 por documento apostilado, então conte antes de pedir.

Se você também pensa em nacionalidade mais adiante, a etapa de documentos está no nosso guia de cidadania portuguesa por residência. Pergunte ao registro quais dos seus documentos ele vai querer apostilados antes de pedir cópias extras.